Eventorganisation: Wie die Crew das Gelingen eines Events beeinflusst

Zielgruppenorientierung ist DAS Erfolgsrezept für einen gut besuchten Event. Dies hat Thomas in seinem letzten Blog erklärt. Als Abschluss gibt er einen ganz besonderen Tipp für einen erfolgreichen Event:

„Bauen Sie eine menschliche und persönliche Komponente ein, denn wenn etwas besonders gefragt ist im Digitalen Zeitalter, dann ist es das Menschliche.“

Auf diesen Punkt möchte ich nachfolgend etwas genauer eingehen, denn der Erfolg eines Events hängt auch vom Auftritt der Veranstalter und des gesamten Teams vor Ort ab. Immer wieder geht vergessen, dass die Crew das Aushängeschild des Events ist.

Zuerst zu den Veranstaltern:

Oftmals haben die Gäste vor dem Event schon einige Male von den Organisatoren gelesen: per Mail, in einem Newsletter, auf Twitter, Facebook oder LinkedIn. Nun ist es soweit! Am Event erhält die Person hinter dem Profilbild reale Fülle, Form und Farbe. Es gilt, den guten Eindruck am Event zu bestätigen.

Nun zu den Helfern:

Diese werden oft vernachlässigt, obwohl das Gelingen auch von Ihnen abhängt. Die Helfer tragen massgeblich dazu bei, wie das Publikum den Event erlebt. Schliesslich braucht es nicht viel um einen delikaten Gast zu verärgern: Unfreundliches Servicepersonal, demotivierte Helfer, verärgerte oder gestresste Techniker – all das fällt dem Gast sofort auf. Sehr oft bleiben genau diese Erlebnisse anschliessend im Gedächtnis des Besuchers hängen und rücken – beim Gedanken an den Event – unweigerlich in den Vordergrund. Es wäre schade, einen Event daran scheitern zu lassen.

Mit ein wenig Geschick lassen sich solche Situationen vermeiden. Wie? Ganz einfach: Stellen Sie sicher, dass im gesamten Team und unter allen Helfern Klarheit über die Ziele des Events herrschen. Wie dies erreicht werden kann? Hier einige Tipps dazu:

  • Es ist empfehlenswert, die wichtigsten Informationen über den Event einige Tage vor dem Einsatz an die Helfercrew zu senden. Die Helfer müssen Auskunft auf die wichtigsten Fragen geben und sich selbst auf den Event vorbereiten können.
  • Wo sind die Toiletten? Die Antwort auf diese und ähnlich grundlegende Fragen darf nicht lange auf sich warten lassen. Es empfiehlt sich, beim Briefing eine kurze Tour durch das Eventgebäude zu machen.
  • Wann, wo und für was wird wer gebraucht? Ein gut verständlicher Einsatzplan sowie eine Programmübersicht und einen Lageplan sollte jeder Helfer bei sich tragen.
  • Jeder Helfer muss wissen, wer seine Ansprechperson ist.
  • Wünschen Sie den Helfern viel Spass bei der Arbeit! Lachen ist ansteckend und trägt zu einer positiven Stimmung am Event bei.

Das gesamte Team, und damit alle helfenden Hände am Event ziehen jetzt am gleichen Strang, in die gleiche Richtung. Auch die hohen Ansprüche eines hochkarätigen Publikums können so problemlos erfüllt werden. Geht das Menschliche dabei nicht vergessen, können die Erwartungen gar übertroffen werden.

Übrigens, wir bei business campaigning GmbH veranstalten auch einen Event mit einem hochkarätigen Publikum: Den Campaigning Summit Switzerland. Lernen Sie uns und unsere Helfer am 31. März am #CSCH17 kennen. Wir freuen uns, Sie kennezulernen!

 

 

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